Wo finde ich das Bild oder welcher Job war denn das?

 

Vor kurzem rief mich ein Kunde an und erzählte mir, dass er eines der Bilder, die ich retuschiert hatte, verloren habe. Ich sagte ihm, dass das überhaupt kein Problem sei, ich brauche nur den Dateinamen, um sie ihm erneut schicken zu können. Der Auftrag lag schon einige Zeit zurück und natürlich hat wusste er den Dateinamen nicht mehr.

So viele Jobs habe ich für diesen Kunden nicht gemacht, darum fand ich die Dateien in meinem Durcheinander trotzdem schnell und stellte sie einfach alle in die Dropbox.

 

Und genau darum geht's heute in diesem Blog-Artikel - Dateinamen und System im Ordnerchaos.   

 

Chaos im System

 

Ich habe lange Zeit kein passendes Ordnersystem gehabt. Wichtig war mir, alles schnell und einfach zu finden und immer einen Überblick zu haben. Ich versuchte eigene Strukturen zu entwickeln. Meistens funktionierte diese nur bis zu einem Punkt, an dem nichts mehr funktionierte. Zum Beispiel bestimmte Aufträge, Dateien oder sogar Kunden finden.

 

Die Dateibenennung war für mich jedoch von Anfang an klar. Jede Datei bekommt beim Import einen Namen und behält diesen bis zum Export bei. Dazu komme ich aber gleich.    

 

 

Ich bin eigentlich kein Freund von der Einteilung in Jahre oder sogar Quartale. Allerdings sprechen wir von hunderten Projekten im Jahr und da kommt dann schon einiges an Chaos zusammen, wenn man das nicht irgendwie einteilt.  Eine vierteljährliche Einteilung werde ich machen, wenns dann mal soweit ist.

In folgendem Screenshot seht ihr einen Auszug aus meinem Projektordners.

 

Der Pfad lautet immer Projekte / 2018 / Projekt.

 

Ordnerstruktur

 

Ich habe auch probiert alles in Projektarten einzuteilen und mit eigenen Bezeichnungen zu versehen. Das seht ihr im nächsten Bild.

Das hat auch gut funktioniert, bis dann doch mal aus einem einfachen Fotoshooting ein Composing oder aus einer freien Arbeit ein bezahlter Auftrag wurde. Dann bekommt durcheinander eine ganz neue Bedeutung.

 

Nach Projektarten

 

Also zurück zur Jahresaufteilung.

Die Ordnerstruktur im zweiten Bild behalte ich für alle Projekte und Aufträge bei. Die einzelnen Ordner variieren natürlich je Job. Mal habe ich RAWs dabei, mal Videomaterial oder auch Audio. Grundsätzlich sieht es aber gleich aus. So finde ich alles relativ einfach und schnell und ich muss nicht ewig einen Haufen Dateien durchgehen, um ein Jpeg zu finden. 

Baumstruktur

 

Die Dateinamen beinhalten auch immer die vorher festgelegte Projektnummer. Eine Methode aus dem Anlagenbau, die ich mir beibehalten habe.

Im Beispiel aus dem Bild oberhalb sieht diese so aus:    

Jahr (2018) + laufende Projektnummer (0022) + laufende Dateinummer (0001) = 180022_0001

JPGs, PSDs, TIFs, PNGs behalten auch immer den Namen der ursprünglichen RAWs bei.

Wenn dann noch ein Video oder eine Audioaufnahme dazukommt, bekommt diese nach der Projektnummer den Inhalt (zB. _Armbanduhr) und bei Bedarf eine laufende Nummer beginnend mit 1 . So verwechsle ich die Dateien nicht so einfach. Manchmal hänge ich auch noch ein _V für Video oder _A für Audio dran, um sofort zu sehen, was es ist.

 

Meine Kunden bekommen die fertigen Dateien dann auch mit diesen Namen geliefert. Sofern sie keine eigene Benennung wünschen. Du wenn dann mal einer eine Datei braucht und mir diese Nummer nennen kann - Projektnummer steht auf der Rechnung - muss ich nicht lange suchen.

 

 

 

Um meine Backuplaufwerke nicht unnötig voll zumüllen, wird das vergangene Jahr in einen Archivordner verschoben. Dieser ist aus dem Backup ausgenommen, da es bereits mehrfach gesichert wurde und sich normalerweise nichts mehr dran ändert.

 

 

 


Natürlich hat jede Methode sein Vor- und Nachteile. Wie üblich muss jeder sein Besser oder Schlechter selbst herausfinden. Manchmal sieht man das auch erst mitten im laufenden Jahr.

Dateien sind aber geduldig (anders als Papier) und lassen sich herumschieben. Passt aber mit verknüpften Inhalten auf, diese sind manchmal etwas unflexibel.

 

 

Einen Tipp habe ich noch für alle, die viele Aufträge mit verschiedenen Kunden machen.

Legt euch pro Kunden einen eigenen Ordner in das Jahr (oder Quartal) und knallt da alle einzelnen Projektordner rein. Somit wird die Projektmenge gleich mal radikal reduziert. Und wenn der Kunde sich meldet, weiß er im Normalfall auch bei welcher Firma er beschäftigt ist.

 

Wie sind eure Erfahrungen mit Dateibenennungen und wie sieht eure Baumstruktur aus?

Schreibt es mir in die Kommentare und wenn ihr Fragen habt, meldet euch einfach.

 

Greetz

 

Oliver

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